Calisma Sureci
Etkinliginizin ilk fikrinden tamamlanmasina kadar gecen sureci seffaf ve yapilandirilmis bir sekilde yonetiyoruz. Her asamada sizinle iletisim halinde kaliyoruz.
Birinci Asama: Brief ve Ihtiyac Analizi
Surec, etkinliginizi anlamakla baslar. Ilk gorusmemizde etkinligin amaci, hedef kitlesi, tahmini katilimci sayisi, tercih edilen tarih araligi ve sehir gibi temel bilgileri aliyoruz.
Bu gorusme genellikle 45-60 dakika surer ve yuz yuze, telefon veya video konferans uzerinden gerceklestirilebilir.
Brief asamasinda sorulan bazi temel sorular sunlardir: Etkinligin temel amaci nedir? Katilimcilardan beklenen deneyim nasil tanimlanabilir? Daha once benzer bir etkinlik duzenlediniz mi? Mevcut bir butce cercevesi var mi? Bu sorularin yanitlari, projenizin yol haritasini cikmamiza yardimci olur.
Brief gorusmesinin ardindan ekibimiz toplanan bilgileri degerlendirir ve bir fizibilite calismasina baslar. Bu calismada mekan uygunlugu, teknik gereksinimler ve takvim degerlendirmesi yapilir.
Ikinci Asama: Planlama ve Teklif Hazirligi
Brief sonrasinda detayli bir etkinlik plani ve butce teklifi hazirliyoruz. Bu teklif, etkinligin kapsami, onerilen konsept, zaman cizelgesi, teknik gereksinimler ve her kalem icin ayri maliyet bilgisini icerir.
Teklif sunumu sirasinda her kalemi birlikte inceliyoruz. Kapsam genisletilmek veya daraltilmak istenirse alternatif senaryolar sunuyoruz. Butce ve kapsam uzerinde karsilikli mutabakata varildiktan sonra sozlesme asamasina gecilir.
Sozlesme imzalanmasi ve ilk odeme sonrasinda aktif planlama sureci baslar. Bu noktadan itibaren proje yoneticiniz atanir ve tum surecin tek muhatabi olur.
Ucuncu Asama: Koordinasyon ve Produksiyon
Onay sonrasi en yogun asamaya gecilir. Bu donemde mekan ile koordinasyon, tedarikci secimleri, teknik plan detaylandirmasi, icerik uretimi ve sahne tasarimi gibi islemler paralel olarak yurutulur.
Proje yoneticiniz, duzenli aralıklarla ilerleme raporlari paylasilir. Onemli kararlarda onayiniz alinir; surprizlerle karsilasmanizi engellemeyi amacliyoruz. Etkinlik tarihine yaklasildikca prova ve saha hazirliklarina gecilir.
Teknik kurulum genellikle etkinlikten 1-2 gun once baslar. Ses, isik, gorsel sistemler ve sahne duzenlemesi bu surecte tamamlanir. Prova, tum teknik unsurlarin bir arada test edildigi son asamadir.
Dorduncu Asama: Etkinlik Gunu ve Teslim
Etkinlik gunu ekibimiz sahada hazir bulunur. Saha koordinatoru, zaman cizelgesini takip eder ve tum ekiplerin uyumlu calismasini saglar. Teknik ekip, ses, isik ve gorsel sistemleri canli olarak yonetir.
Olasi aksakliklara karsi onceden hazirlanmis yedek planlari devreye alinir. Amacimiz, sizin ve katilimcilarinizin etkinligin keyfini cikarirken arka plandaki koordinasyonu hissetmemenizdir.
Etkinlik sonrasinda ekipman sokulumu ve mekan teslimi gerceklestirilir. Bunu takip eden gun icerisinde kisa bir degerlendirme gorusmesi yapilir. Detayli surec raporu, anlasmada belirtilen sure icerisinde tarafiniza iletilir. Bu rapor, gelecek etkinlikleriniz icin referans olarak kullanilabilir.
Tipik Zaman Cizelgesi
Her etkinlik farkli olsa da, tipik bir proje takvimi asagidaki gibi seyredebilir:
- Kucuk olcekli etkinlik (atolye, bulusma): 3-5 hafta oncesinden planlama
- Orta olcekli etkinlik (lansman, aktivasyon): 6-10 hafta oncesinden planlama
- Buyuk olcekli etkinlik (konferans, zirve): 10-16 hafta oncesinden planlama
Acil tarihli projeler icin de cozum uretebiliyoruz; ancak yeterli planlama suresi, etkinlik kalitesini dogrudan etkiler. Bu nedenle mumkun oldugunca erken iletisime gecmenizi oneririz.
Sureci Birlikte Baslatalim
Etkinliginiz icin ilk adimi atmanin tam zamani. Brief gorusmesi icin bize ulasin.
Iletisim Formu